ข้อควรปฏิบัติและมารยาทในการใช้บริการสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

ข้อควรปฏิบัติและมารยาทในการใช้บริการสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ

เพื่อให้การบริการของงานหอสมุด สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัย ราชภัฏเชียงใหม่ ดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้บริการโดยส่วนรวม จึงกำหนดข้อ ปฏิบัติสำหรับผู้เข้าใช้หอสมุดไว้ ดังต่อไปนี้

1. ต้องเคารพต่อสถานที่ราชการโดยแต่งกายให้สุภาพเรียบร้อย ห้ามใส่กางเกงขาสั้น

2. ต้องสำรวมกริยา ไม่พูดคุยเสียงดัง และไม่ปฏิบัติตนเป็นที่รบกวนผู้อื่น

3. ต้องปิดเครื่องมือสื่อสารทุกชนิดก่อนเข้าหอสมุด

4. ห้ามนำอาหาร เครื่องดื่มเข้าหอสมุด (ยกเว้นน้ำเปล่า)

5. ห้ามนำสัตว์ทุกชนิดเข้าหอสมุด

6. ห้ามทำความสกปรกในหอสมุด

7. ห้ามเล่นการพนันและเกมในหอสมุด

8. ห้ามฉีก กรีด หรือขีดเขียนหนังสือ เอกสาร และสิ่งพิมพ์ทุกชนิดของหอสมุด

9. ไม่นำทรัพยากรหอสมุดที่ไม่ได้ยืมอย่างถูกต้องตามระเบียบออกจากหอสมุด

10. ต้องนำทรัพยากรหอสมุดที่ยืมไป ส่งคืนหอสมุดตามเวลาที่กำหนด

11. ต้องดูแล ระมัดระวังทรัพย์สินส่วนตัว หากสูญหาย หอสมุดจะไม่รับผิดชอบ

12. ให้ความร่วมมือในการสอดส่องดูแลบุคคลที่มีพฤติกรรมไม่น่าไว้วางใจ และแจ้ง บรรณารักษ์หรือเจ้าหน้าที่หอสมุด

หากผู้เข้าใช้ห้องสมุดไม่ปฏิบัติตาม หรือฝ่าฝืนข้อปฏิบัติข้างต้น งานหอสมุด สำนักวิทยบริการ และเทคโนโลยีสารสนเทศมีอำนาจลงโทษตามความเหมาะสม

มารยาทการใช้เทคโนโลยี กับ การทำงาน

ปฏิเสธไม่ได้ว่า เทคโนโลยีได้กลายมาเป็นปัจจัยสำคัญในการเพิ่มศักยภาพและสร้างประสิทธิผลในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ โทรศัพท์มือถือ สปีกเกอร์โฟน วอยซ์เมล อีเมล และแฟกซ์ เป็นเรื่องปกติธรรมดาที่จะเห็นเจ้าอุปกรณ์เหล่านี้อยู่ตามสำนักงานทุกแห่ง อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีดังกล่าวไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อให้คุณตะลุยใช้งานมันได้อย่างสะดวกง่ายดายเท่านั้น แต่ยังคงมีกติกาควรปฏิบัติที่คุณผู้ใช้เองควรรับรู้ไว้ เพื่อดึงความสามารถที่มีอยู่ในอุปกรณ์ต่างๆ มาใช้ได้อย่างเหมาะสม เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด รวมทั้งอย่างพอเหมาะพอดี ดังที่ How to นำมาฝากกันในบรรทัดถัดจากนี้ไป
อีเมล
อีเมล (e-mail) เป็นเทคโนโลยีการสื่อสารที่ได้รับความนิยมมากในโลกธุรกิจปัจจุบัน อย่างไรก็ตาม หากมีการใช้งานอย่างไม่เหมาะสมก็จะกลายเป็นสาเหตุในการทำลายความสัมพันธ์และหน้าที่การงานของคุณได้เนื่องจากอีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารทางเดียวที่ผู้รับสารจะได้เห็นเพียง ข้อความที่คุณเลือกจะพิมพ์และส่งไปเท่านั้น แต่ไม่ได้ยิน สำเนียงเสียงหรือได้เห็นเจตนาที่แท้จริงของคุณ จึงอาจ ทำให้ผู้รับสารแปลความหมายของข้อความที่คุณต้องการ สื่อถึงคลาดเคลื่อนไปและเข้าใจผิดกันได้ ดังนั้น ก่อนที่คุณจะกดปุ่มส่งข้อความจึงต้องตรวจทานรายละเอียดต่างๆ ให้เรียบร้อยก่อน อาทิ การสะกดคำ ไวยากรณ์ โดยมีเคล็ดลับสำคัญคือ ควรอ่านออกเสียงข้อความที่จะสื่อสารทางอีเมลออกมาดังๆ ก่อนส่ง เพื่อตรวจสอบโทนเสียงของข้อความว่า ห้วนเกินไป แสดงความอ่อนน้อม หรือมีความหมายอย่างไร อีกทั้งไม่ลืมที่จะใส่คำพูด เช่น กรุณา หรือ ขอบคุณ ในข้อความของคุณเพราะจะช่วยเปลี่ยนความต้องการที่คาดหวังไว้ให้กลายเป็นการร้องขอที่สุภาพได้
อีเมลเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารข้อมูลที่สั้น ธรรมดา และตรงประเด็น ข้อความใดๆ ก็ตามที่มีขนาดเกินครึ่งหน้าจอคอมพิวเตอร์นั้นยาวเกินไป ซึ่งหากคุณจำเป็นต้องส่งข้อความที่ยาวมาก ควรใส่คำนำตามหัวข้ออีเมลสั้นๆ และส่งรายละเอียดทั้งหมดในรูปแบบของไฟล์เอกสารแนบ (Attached File) แทนการปะหน้า และจำไว้เสมอว่าคุณควรจะขออนุญาตผู้รับสารก่อนในการส่งไฟล์เอกสารแนบขนาดใหญ่ไปให้ อย่างไรก็ตาม หากไฟล์เอกสารมีขนาดใหญ่มาก คุณอาจจะแยกส่งอีเมลเป็น 2 หรือ 3 ครั้งก็ได้ แต่สำหรับระยะยาวการส่งอีเมลครั้งเดียวที่มีรายละเอียดครบถ้วน ย่อมสะดวกสำหรับผู้รับมากกว่าในแง่ของการส่งต่อหรือตอบกลับข้อความ

สิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึงในการใช้อีเมล

  • สันนิษฐานไว้เสมอว่าข้อความของคุณมีโอกาสถูกส่งต่อไปยังบุคคลอื่นได้อีก เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่แสดงความเคารพจนกระทั่งความสัมพันธ์ที่ดีเกิดขึ้น ตอบสนองต่อทุกคำถามเวลาที่ตอบกลับอีเมล
  • อย่าใช้อีเมลส่งข้อความไร้สาระ เป็นความลับ หรืออ่อนไหวต่อความรู้สึก หากจะต้องส่งข้อความที่เป็นความรู้สึกหรือเรื่องด่วนควรใช้โทรศัพท์มากกว่า
  • ไม่ควรใช้อีเมลในการตำหนิใคร ไม่ควรใช้อีเมลแสดงความคิดเห็นในเรื่องการเมืองหรือศาสนา
  • ใช้คำตลกขบขันหรือคำเย้ยหยันให้น้อยที่สุด เพราะบางครั้งผู้รับอาจจะไม่เข้าใจมุกของคุณ
  • ใช้คำย่อของคำทางอุตสาหกรรมหรือคำย่อต่างๆ ให้น้อยที่สุด
  • ตอบกลับอีเมลที่ได้รับภายใน 24 ชั่วโมง หากต้องการเวลาในการตอบกลับมากขึ้น ควรโทรศัพท์หรืออีเมล แจ้งกลับไปว่าคุณกำลังหาคำตอบอยู่และจะรีบตอบกลับไปให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้
    โทรศัพท์และโทรศัพท์มือถือ
    กลเม็ดในการใช้โทรศัพท์สำหรับการสื่อสารในเวลางาน ได้แก่ รับโทรศัพท์ให้เร็วที่สุดและบอกชื่อ-นามสกุลของตัวเอง แนะนำตัวเองเมื่อโทรศัพท์ไป โดยบอกชื่อ-นามสกุล รวมทั้งบริษัทและจุดประสงค์ของการโทร. พูดช้าๆ และชัดๆ ฟังอย่างตั้งใจและใช้คำพูดที่แสดงความเห็นด้วย ตอบกลับข้อความภายใน 24 ชั่วโมง เมื่ออยู่ในออฟฟิศของผู้อื่นให้ขอตัวออกคุยข้างนอก ไม่โทรศัพท์หากกำลังมีแขกสำคัญในออฟฟิศของคุณนอกจากจะเป็นเรื่องด่วน ไม่ทำอย่างอื่น เช่น รับประทานอาหาร หรือพูดกับบุคคลอื่นขณะคุยโทรศัพท์ ขอโทษหากต้องมีการรอสาย และไม่ควรให้มีการรอสายนานเกิน 1 นาที และเมื่อคุณกลับมารับสายให้กล่าวคำขอโทษอีกครั้งสำหรับโทรศัพท์มือถือมักจะเป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีไว้ทำกิจธุระส่วนตัวมากกว่า ดังนั้นการใช้โทรศัพท์มือถือขณะที่อยู่ในที่ทำงาน จึงควรใช้เฉพาะเมื่อมีเรื่องฉุกเฉินหรือ จำเป็น และควรจะหาที่ส่วนตัวทุกครั้งก่อนที่จะรับโทรศัพท์ รวมทั้งควรตั้งค่าเรียกเข้าของโทรศัพท์มือถือเป็นแบบสั่นเพื่อจะได้ไม่รบกวนเพื่อนร่วมงานคนอื่น

วอยซ์เมล
วอยซ์เมล (voice mail) คือการกล่าวคำฝากข้อความในระบบตอบรับอัตโนมัติเมื่อปลายทางไม่รับสาย ซึ่งการรับฝากข้อความควรจะบอกชื่อ ตำแหน่ง และชื่อบริษัท โดยใช้ข้อความที่เป็นปัจจุบันและมีการปรับทุกสัปดาห์หรือทุกวัน หากเดินทางไปต่างประเทศควรจะบอกว่าคุณไปที่ไหน จะกลับมาเมื่อไร จะทำการเช็กข้อความเข้าเมื่อไร จะติดต่อคุณได้อย่างไร และจะติดต่อใครแทนได้เมื่อคุณไม่อยู่ เมื่อฝากข้อความให้ผู้อื่นควรบอกชื่อคุณอย่างช้าๆ วิธีการสะกดหากจำเป็น ชื่อบริษัท และเบอร์โทร.กลับ บอกจุดประสงค์ในการโทร.อย่างสั้นๆ บอกให้รู้ว่าเวลาใดที่เหมาะที่สุดที่จะติดต่อคุณ และทิ้งเบอร์โทรศัพท์ไว้ให้อีกครั้งเมื่อจบข้อความ รวมถึงไม่พูดจาวกวนและไม่ควรฝากข้อความที่ยาวเกิน 30 วินาที
สปีกเกอร์โฟน
ข้อควรคำนึงในการใช้อุปกรณ์สื่อสารชิ้นนี้ในการทำงานคือ พยายามใช้สปีกเกอร์โฟนให้น้อยที่สุด และเมื่อไรก็ตามที่ต้องใช้ให้ขออนุญาตคู่สนทนาของคุณ และแนะนำบุคคลอื่นที่อยู่ในห้องกับคุณ กรณีการสนทนากันในห้องประชุม หากมีผู้ที่ต้องการจะพูดจะต้องแนะนำตัวเองก่อนพูด ให้หยิบโทรศัพท์ขึ้นมาพูดเมื่อต้องการสื่อถึงความสนิทสนมในขณะสนทนา
แฟกซ์

แฟกซ์หรือโทรสารเป็นอุปกรณ์ที่ค่อนข้างเป็นสาธารณะ ใครๆ ก็อาจจะไปอ่านพบได้เมื่อเดินผ่านเครื่องแฟกซ์ อย่างไรก็ตาม กลวิธีการใช้แฟกซ์นั้นไม่แตกต่างจากการใช้อีเมล คือคุณไม่ควรแฟกซ์ข้อความที่เป็นการตักเตือนหรืออ่อนไหวต่อความรู้สึก หากส่งข้อความที่เป็นความลับผ่านแฟกซ์ให้โทร.แจ้งผู้รับ และสอบถามก่อนว่าเขาสามารถคอยอยู่ที่เครื่องแฟกซ์ได้หรือไม่
นอกจากนี้ควรคำนึงด้วยว่าการส่งคำขอบคุณ คำแสดงความยินดี หรือมุกตลกที่ไม่เหมาะสม หรือรูปภาพผ่านแฟกซ์ถือเป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสมอย่างยิ่ง

ข้อควรปฏิบัติในการใช้งานคอมพิวเตอร์

 

เคล็ดลับ 10 ประการในการใช้คอมพิวเตอร์อย่างปลอดภัยกับซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้ในสถานที่ทำงานปัจจุบัน:

    1. ใช้โปรแกรมปรับปรุงล่าสุด ติดตั้งโปรแกรมปรับปรุงและซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยในเซิร์ฟเวอร์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ทั้งชนิดตั้งโต๊ะและชนิดแล็ปท็อปทุกเครื่อง
- ในการรับโปรแกรมปรับปรุงล่าสุดของระบบปฏิบัติการ ซอฟต์แวร์ และฮาร์ดแวร์ของ Windows โปรดไปที่ Microsoft Update ซึ่งจะสแกนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อตรวจสอบว่าคุณต้องใช้โปรแกรมปรับปรุงตัวใด จากนั้น คุณจะสามารถดาวน์โหลดโปรแกรมปรับปรุงโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งหรือทุกโปรแกรมได้

– เพื่อเป็นการปรับปรุงความปลอดภัยและความเสถียรของซอฟต์แวร์ Microsoft Office ของคุณ ให้ไปที่ Office Update แล้วไปที่ลิงค์ Check for Updates
หากคุณใช้ Windows XP Professional คุณจะมีวิธีการรับโปรแกรมปรับปรุงที่ง่ายยิ่งขึ้นไปอีก เพียงเปิดใช้คุณสมบัติ Automatic Updates เท่านั้น คอมพิวเตอร์ของคุณจะแจ้งให้คุณทราบโดยอัตโนมัติทันทีที่มีโปรแกรมปรับปรุงที่สำคัญที่คุณสามารถใช้ได้

    2. ลดความเสี่ยงจากภัยของไวรัส มีวิธีการต่างๆ เป็นจำนวนมากที่คุณสามารถกระทำได้เพื่อป้องกันคอมพิวเตอร์และเครือข่ายของคุณให้ปลอดภัยจากไวรัส การใช้ซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสและทำให้ซอฟต์แวร์ดังกล่าวทันสมัยอยู่เสมอเป็นสิ่งที่ควรทำเป็นลำดับแรก และยังมีสิ่งอื่นๆ ที่คุณสามารถทำได้ เช่น:
– ใช้การตั้งค่าเพื่อรักษาความปลอดภัยที่ตั้งมาจากโรงงานใน Office 2003 ซึ่งเป็นรุ่นที่มีปลอดภัยมากที่สุดเท่าที่วางจำหน่ายมาของ Office
– เข้าเว็บไซต์ Office Update เพื่อดาวน์โหลดโปรแกรมปรับปรุงและ Patch ต่างๆ
– ห้ามเปิดอีเมลหรือไฟล์แนบที่น่าสงสัย ให้ใช้ประโยชน์จากตัวกรองอีเมลขยะที่ยอดเยี่ยมของ Outlook 2003 เพื่อส่งอีเมลที่น่าสงสัยตรงไปยังโฟลเดอร์อีเมลขยะของคุณ

    3. ใช้ Windows Security Centre ในการตั้งค่า ดูข้อมูลอย่างชัดเจนของการตั้งค่าการรักษาความปลอดภัยในคอมพิวเตอร์ของคุณที่รวมข้อมูลทุกอย่างไว้ในจอภาพเดียวใน Windows Security Centre โดยคุณสามารถปรับแต่งระดับการป้องกันได้ตามความเหมาะสมสำหรับการใช้งานของคุณ การตั้งค่าที่ใช้ป้องกันคอมพิวเตอร์ของคุณดังกล่าวจะมีผลกับไฟล์หรือข้อมูลทั้งหมดที่ส่งผ่านทางอินเทอร์เน็ต ซึ่งช่วยป้องกันข้อมูลลับทางธุรกิจของคุณ

    4. เข้ารหัสข้อมูลที่มีความสำคัญในเครื่องแล็ปท็อปของคุณ หากคุณเดินทางเพื่อทำธุรกิจและใช้เครื่องแล็ปท็อปที่รันด้วย Windows 2000 Professional หรือ Windows XP Professional ให้ทำการป้องกันการโจรกรรมข้อมูล โดยใช้ Encrypted File System (EFS) เพื่อเข้ารหัสไฟล์และโฟลเดอร์ที่มีความสำคัญ และหากว่าเครื่องแล็ปท็อปของคุณถูกขโมยไป ไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณจะได้รับการป้องกันเนื่องจากมีเพียงผู้ที่มีคีย์ถอดรหัสพิเศษเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าใช้ไฟล์ที่เข้ารหัสดังกล่าวได้

    5. ดาวน์โหลดไฟล์ทางอินเทอร์เน็ตเฉพาะจากแหล่งข้อมูลที่ไว้ใจได้เท่านั้น หากคุณไม่แน่ใจว่าไฟล์ที่กำลังจะดาวน์โหลดมีความปลอดภัยหรือไม่ ให้ดาวน์โหลดไฟล์เหล่านั้นลงในดิสก์ที่แยกต่างหากจากฮาร์ดดิสก์ เช่น ซีดี หรือฟล็อปปี้ดิสก์ จากนั้น คุณก็จะสามารถสแกนไฟล์เหล่านั้นด้วยโปรแกรมสแกนไวรัสได้

    6. ใช้ระบบเข้ารหัสที่ใช้รหัสผ่านเพื่อป้องกันไฟล์ในโปรแกรม Office เทคโนโลยีการเข้ารหัสที่ปรับปรุงใหม่ทำให้การรักษาความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในโปรแกรม Word 2003 และ Excel 2003 และขยายการเข้ารหัสที่ใช้รหัสผ่านไปใช้กับ PowerPoint 2003 อีกด้วย คุณสามารถเปิดใช้งานการป้องกันไฟล์ด้วยรหัสผ่านได้จากเมนู เครื่องมือ ของโปรแกรมทั้งสามดังกล่าว และวิธีนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการป้องกันการเข้าใช้ข้อมูลลับทางธุรกิจได้

    7. ล้างข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ของคุณก่อนกำจัดทิ้ง หากคุณได้คอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊คเครื่องใหม่มาและกำลังจะทิ้งเครื่องเก่าไป ให้ตรวจสอบว่าคุณได้ลบข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญทิ้งแล้ว ก่อนที่จะกำจัดเครื่องดังกล่าวทิ้ง ซึ่งมิใช่เพียงแค่การลบไฟล์ต่างๆ แล้วตามลบไฟล์เหล่านั้นออกจาก Recycle Bin เท่านั้น แต่หมายถึงการฟอร์แม็ตฮาร์ดดิสก์ใหม่ หรือใช้ซอฟต์แวร์ในการล้างข้อมูลทั้งหมดในฮาร์ดดิสก์

    8. ใช้ไฟร์วอลล์ หากบริษัทของคุณใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตชนิดบรอดแบนด์ที่เชื่อมต่อตลอดเวลาอยู่ ให้ติดตั้งไฟร์วอลล์ซึ่งเป็นวิธีการป้องกันขั้นพื้นฐานสำหรับป้องกันผู้บุกรุกจากภายนอก ไฟร์วอลล์แบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ 1) ไฟร์วอลล์ชนิดซอฟต์แวร์ เช่น Microsoft Internet Connection Firewall ที่มาพร้อมกับ Windows XP Professional ซึ่งจะป้องกันเครื่องที่ซอฟต์แวร์นั้นใช้รันโปรแกรม และ 2) ไฟร์วอลล์ชนิดฮาร์ดแวร์ที่ใช้สกัดกั้นการรับส่งข้อมูลทั้งหมดระหว่างอินเทอร์เน็ตกับเครือข่ายทั้งหมดของคุณยกเว้นแต่การรับส่งข้อมูลจากผู้ส่งที่คุณกำหนดไว้เท่านั้น

    9. ไม่ใช้เซิร์ฟเวอร์ในการท่องเว็บ เนื่องจากเซิร์ฟเวอร์เป็นศูนย์บัญชาการของเครือข่ายทั้งหมดของคุณ จึงเป็นที่เก็บข้อมูลทางธุรกิจที่มีความสำคัญ หากเซิร์ฟเวอร์ของคุณถูกบุกรุก ข้อมูลทั้งหมดตลอดจนเครือข่ายทั้งหมดของคุณก็จะได้รับอันตรายด้วย

    10. ใช้รหัสผ่านอย่างชาญฉลาด ใช้รหัสผ่านที่ยากต่อการคาดเดาเสมอ โดยมีความยาวอย่างน้อย 8 ตัวอักษรและมีตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวเลขและสัญลักษณ์ผสมกัน อย่าใช้รหัสผ่านตัวเดียวกันซ้ำๆ กันตลอดเวลา ให้หมั่นเปลี่ยนรหัสผ่านของคุณเสมอ และหากคุณมีปัญหาในการจำรหัสผ่าน ให้ลองพิจารณาใช้รหัสวลี ซึ่งคุณสามารถใช้ใน Windows 2000 และ Windows XP ได้ ตัวอย่างรหัสวลี เช่น “I had pizza for lunch Tuesday”

Posted on กันยายน 21, 2011, in Uncategorized. Bookmark the permalink. แสดงความคิดเห็น.

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

ติดตาม

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: